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    2. 圖文檔管理系列

      文控系統(文檔管理)

      隨著企業手里的客戶越來越多,業務量逐漸增大,相關文檔文件也越來越多。照片、錄音、文章、方案、表格和圖紙等等塞滿了柜子,突然要找其中一份資料,翻箱倒柜甚是麻煩。

      不是有了電腦嗎?不是提倡無紙化辦公嗎?大容量硬盤現在也不貴,盡管往硬盤里放。找的時候搜索一下就行了。很多人還分門別類地將不同類型的文檔存在不同的文件夾里,找起來就更容易了。但是現代化辦公特點是協作式,你跟我要份資料,大家Mail來Mail去,或者是即時通訊工具上傳來傳去,你改過來他添一段,不同版本的文檔又是滿天飛。接下來文檔權限的問題也出來了,你不希望自己變成透明人吧?

      但凡自己部門有人辭職,主管們就頭大:辭職員工手里的文檔多如牛毛,你總不能跟在他屁股后面挨個打開看看,是否有遺漏的,他的文檔分類方法你要學半天,萬一再有點小插曲什么的,夠你受的。

      出差在外,正在談判桌上與客戶商談和約的老總突然想起自己手下有一份資料將非常有助于自己的這次談判,打電話找人,人事主管說今天該員工請假了,好不容易聯系上問來電腦密碼,等傳給老總,客戶已經等不急走人了,讓老總顏面盡失。

      為化解這些令人頭疼的問題,一般公司做法無非是通過以下幾種手段:

      • 增加文檔管理員,由專人負責保管文檔;
      • 在員工手冊中詳細地規定了文檔操作的流程,每個員工都有責任和義務規范保管自己負責的文檔,出現問題將進行處罰;
      • 采用VSS、SVN版本控制系統,把代碼和相關技術文檔統統存到SVN服務器上,這也是最專業的做法;
      • 添加一臺大容量服務器,所有文檔性資料資料全部保存到服務器上,指定共享權限。
      • ....

      以上做法雖然能夠解決問題,但是這些解決方法并沒有最優化。增加文檔管理員人手,無疑將增加人工成本,而人工管理也不能保證萬無一失,文檔管理員下班之后也不能應急;采用VSS、CVS等版本控制系統確實夠專業,但是很多企業不是專業軟件開發機構,并不需要這種不容易上手的專業管理工具,并且這類版本控制系統需要安裝客戶端,出差在外要存取文檔就更為麻煩;操作系統自帶的共享權限管理又極為簡單,既要考慮文檔版本,又要針對不同的部門、不同的人、用戶和用戶之間的共享是“不可能完成的任務”。看似現代化的無紙辦公,但是文檔管理手段卻并不現代,因此需要棱鏡文檔管理軟件來解決。

      棱鏡文檔管理軟件企業版功能列表

      棱鏡文檔管理軟件可以為您解決,但不局限于解決這些問題。

      棱鏡文檔管理軟件解決問題
      文檔管理軟件(企業版)-功能列表
      1.我的工作臺
      1.1我的工作臺 我的文檔 每個用戶都有一個私有的網絡硬盤,用戶可創建目錄和文件,文件操作包含文檔的基本功能。
      我的共享 我共享的文檔集中管理模塊
      我的審批 當前用戶審批操作模塊
      我的申請 當前用戶發起流程模塊
      共享給我 其它用戶共享給我的文檔/目錄集中操作模塊
      我的收藏 當前用戶收藏的文檔列表
      回收站 刪除文件首先刪除到當前用戶的回收站
      個人簽出文件管理 當前用戶簽出文檔的集中管理
      2.文檔中心
      2.1文檔中心 系統的文檔目錄管理中心(包含目錄,文件的基本操作)
      3.文件搜索
      3.1文件搜索 屬性搜索 根據文件名稱、創建日期等進行搜索
      全文搜索 附件正文搜索,默認支持window系統所支持的文件類型
      操作履歷搜索 針對文檔的操作履歷進行搜索
      4文檔知識庫
      4.1文檔知識庫 對于已經定稿的文件可通過流程審批的模式發布到文檔知識庫,從而形成企業內部的知識沉淀。
      5.系統公告
      5.1草稿箱 未發布的系統公告信息列表
      5.2已發布 已發布的系統公告信息列表
      6.統計報表
      6.1目錄統計 統計具體目錄下的子目錄,文件及空間使用信息
      6.2人員統計 統計具體人員對目錄及文件的操作情況
      6.3閱讀統計 對文件的閱讀情況進行統計
      7.后臺配置
      7.1后臺配置 目錄管理 后臺目錄統一管理,提供空間限額,分級授權的功能
      文件類型管理 系統中所涉及到的文件類型統一管理
      文件簽出管理 簽出文件管理,可手動強制簽入
      個人空間管理 個人空間的開通與關閉,以及空間限額的統一管理
      8.文檔功能
      8.1文檔基本功能 文件/目錄基本操作 文件/目錄增、刪、改、查、復制、移動等操作
      文件上傳 同時上傳多個附件、超大附件的上傳
      超大附件上傳 可上傳單個文件超過1G的文件
      在線編輯 MS Office系列文檔,無需在客戶端安裝插件就可以直接在線編輯
      在線閱讀 針對office文件,可以在系統實現在線閱讀,且不可以拷貝文件內容
      操作履歷 文檔生命周期內,操作全過程監控
      PDF導出 可將數據文件導出成PDF格式
      文檔編號 每個文檔都有類似公文管理一樣的唯一文件編號
      文件關聯 對于一些具有相同關鍵字的文檔,系統自動關聯展現。
      文件快照 針對一些CAD,PSD,視頻文件等文件,通過上傳文件快照圖片,不用打開文件就可知道文件內容
      文件評論 對可訪問的文檔進行評論
      版本管理 版本管理 版本管理,版本回滾
      鎖定、解鎖 支持文檔鎖定、解鎖操作,文件編輯自動加鎖,保存后自動解鎖
      回收站 類似WINDOW操作系統的回收站功能
      視圖切換 支持文檔瀏覽時按列表、縮略圖等模式的切換
      右鍵菜單 在系統中,不同的視圖模式下,支持右鍵菜單,菜單包含常用的操作
      文檔單獨授權 文檔中心的文檔,可進行文檔單獨授權
      目錄分級授權 文檔中心的目錄,具有操作權限的用戶可以不通過管理員直接進行分級授權
      9.系統管理
      9.1組織架構 部門管理 系統部門數據統一管理
      人員管理 系統人員管理
      9.2系統配置 對系統中配置的應用、模塊統一管理
      9.3菜單排序 對系統所提供的菜單進行排序
      9.4系統參數 對系統級的參數進行設置,包括系統的LOGO、系統名稱等
      9.5角色權限 設置系統角色并授權,查詢人員的授權情況
      10.其它
      10.1登陸驗證 基于數據庫的登陸驗證
      10.2無限容量 系統不對存儲空間做限制,用戶管理文件的上限由其硬盤空間所決定
      10.3分布式存儲 支持
      10.4批量導入 提供本機到系統的文檔遷移工具
      10.5文檔審批 支持
      10.6詞庫擴展 支持分詞詞庫的擴展,可從QQ拼音等導入專業詞庫,以提高搜索的準確性
      10.7積分管理 可對用戶的操作進行具體的積分設置,而統計用戶的積分。
      10.8第三方系統接入 系統提供接口供第三方系統調用,將其它系統的文檔存儲于文檔管理系統,使文檔管理系統成為企業內部的一個基礎支撐
      10.9自動備份 支持
      10.10異動通知 支持郵件和短信
      10.11集群支持 支持 

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